Werden vor Gericht große Datensätze als Beweismittel benötigt, kommt oft ein sogenannter „Legal Hold“ zum Einsatz. Dabei werden Dokumente und elektronisch gespeicherte Informationen, die für juristische Auseinandersetzungen und einen bevorstehenden Prozess relevant sind, zu Beweiszwecken unveränderlich gesichert. Dadurch soll verhindert werden, dass Daten nachträglich gelöscht, manipuliert oder verändert werden und im Fall eines Prozesses dann vielleicht nicht in der gewünschten Form verfügbar sind. Will man dennoch mit diesen Datensätzen effektiv arbeiten, bedarf es im Rahmen einer eDiscovery-Lösung entsprechender Tools, die unter dem Namen web based remote zur Anwendung kommen.
Web based remote-Tools erlauben es, ohne Programmgrenzen – vom einfachen Word-Programm bis hin zu Adobe-Programmen oder Framework – aus den unterschiedlichsten Dateitypen, Daten auszulesen, die den Systembenutzern allesamt und einfach zur Verfügung stehen. Diese Daten können zur selben Zeit bearbeitet, kommentiert, mit Schlüsselwörtern versehen, angenähert oder einem Transparent Predictive Coding-Verfahren unterzogen werden.
Auch Visualisierungen, die Zusammenhänge der Bearbeitenden untereinander darstellen, können einfacher erstellt werden. Das hilft der lernenden Organisation, die diese Daten bearbeitet, Schlüsseldokumente zu identifizieren, die – von sich selbst heraus – auf weitere Schlüsseldokumente verweisen, die relevanten Informationen also quasi miteinander verknüpfen und dadurch schneller verfügbar machen.
Eine wichtige Information zum Legal Hold: Die Zustimmung des Mitarbeiters ist für eine Sicherung der auf seinem Gerät gespeicherten Daten absolut notwendig. Nur auf Verdacht des Chefs hin kann man in Österreich die Daten eines Mitarbeiters nicht untersuchen. Der Computer-Forensiker kann die Daten auf Verdacht hin zwar sichern, aber ausgewertet werden dürfen sie nur mit Zustimmung und Unterschrift des verdächtigen Mitarbeiters.