Was sind unstrukturierte Daten?
Das sind Daten, die in einem nativen Format gespeichert und erst dann bearbeitet werden, wenn sie verwendet werden. Diese Art von Daten liegt in zahlreichen Formaten vor, wie z. B. E-Mails, Social-Media-Posts, Präsentationen, Chats, Daten von IoT-Sensoren und Fileserver-Daten. Diese Datensätze werden von Mensch zu Mensch – je nach persönlicher Denk- und Organisationsweise – anders und individuell abgelegt.
Was sind strukturierte Daten?
Das sind Daten, die in Datenbanken nach allgemeingültigen Regeln verarbeitet werden. Hier ist klar vorgegeben, wie die Information prozessiert wird, sie hat eindeutig zugewiesene „Orte“ und einen Prozess, dem sie in der Verarbeitung folgt. Gängige Beispiele für strukturierte Daten sind etwa Weblog-Statistiken und Point-of-Sale-Daten wie etwa Barcodes und Stückzahlen. Jedem, der sich mit Daten beschäftigt, ist außerdem die Tabellenkalkulation geläufig.
Sollen im Fall eines Rechtsstreits bzw. bei einem bevorstehenden juristischen Prozess Dokumente und Daten zur Beweissicherung zur Verfügung stehen und nicht verändert, gelöscht oder manipuliert werden (= Legal Hold), so stellt das ein Unternehmen in seinem Datenmanagement – insbesondere bei unstrukturierten Daten – vor einer großen Herausforderung, was das Feststellen des Vorhandenseins, Suchen und Filtern dieser Datengesamtheit betrifft. Dafür bietet Ihnen Tems Security gerne ihre eDiscovery-Lösung an. EDiscovery ist eine digitale Ermittlungsmethode, bei der versucht wird, Beweise in E-Mails, Geschäftskommunikation und anderen Daten zu finden und zu sichern, um sie in Rechtsstreitigkeiten oder Strafverfahren verwenden zu können.
Die Daten und Datenquellen müssen dabei einerseits nicht nur identifiziert und so sichergestellt werden, dass Manipulation und Datenverlust ausgeschlossen sind. In weiterer Folge und nach Zustimmung der Mitarbeiter muss auch gewährleistet werden, dass man auch weiterhin mit den Daten arbeiten kann, sie mehreren bearbeitenden Personen gleichzeitig zugänglich sind und man sie letztendlich systematisieren und aufbereiten kann – ohne die Originaldokumente anzutasten. Ohne ein eDiscovery-System ist das heute nicht nur unvorstellbar, sondern aufgrund der hohen Datendichte auch kaum durchführbar. Tems Security hat für jeden unterschiedlichen Fall die richtige Lösung!
Ein Nebenziel von eDiscovery ist es auch, die Kosten für diesen Prozess zu senken, indem man Durchlaufzeiten für Archivierung, Deduplikation, Sammeln und Arbeiten, Filtern und Suchen verringert. Letztendlich garantiert der durch eDiscovery optimierte Prozess, dass bei den abschließenden Reviews nicht nur alle Daten prozessiert wurden, sondern auch alle relevanten Daten aus einem System gefiltert wurden. Die gesamte Datenmenge wird also auf die relevanten Daten reduziert, um dadurch – bei Bedarf – die Nadel im digitalen Heuhaufen zu finden.